Ordnungs- und Ablagesysteme

FĂŒr die Ordnung im BĂŒro sind Ablagesysteme sehr wichtig. Denn sie schaffen den richtigen Überblick ĂŒber den gesamten Schriftverkehr. Dabei ist zu unterscheiden zwischen den Ordnungssystemen und den Ablagesystemen. Die Ordnungssysteme gliedern den aktuellen Schriftverkehr sinnvoll nach dem Alphabet, nach Themen, nach dem Tagesdatum oder nach ZeitrĂ€umen. Das Ablagesystem hingegen ist dazu da, Doumente und Schriftverkehr dauerhaft zu archivieren. FĂŒr beide Ordnungssysteme gibt es verschiedene Möglichkeiten.

AblagefĂ€cher fĂŒr die tĂ€gliche Post

In diese AblagefĂ€cher wird die tĂ€glich eingehende Post sortiert. Dazu gibt es Formularboxen, FĂ€chermappen, FĂ€cherboxen und Stehsammler. Auch BelegfĂ€cher und Ablagekörbe, die nach Namen oder Themen gegliedert werden, sind hierfĂŒr geeignet. In grĂ¶ĂŸeren BĂŒros haben sich Körbe aus Draht bewĂ€hrt, die an der Wand hĂ€ngen und zu denen jeder Mitarbeiter Zugang hat. Schriftverkehr kann auch in einem Ringbuch untergebracht werden. Oder doch ein Ringordner, beispielsweise wenn es sich um einen umfangreicheren Papierkram handelt?

Ablagesysteme fĂŒr die dauerhafte Archivierung

Ebenso wichtig fĂŒr die Ordnung im BĂŒro ist die Archivierung des Schriftverkehrs. Viele Dokumente mĂŒssen laut Gesetz jahrzehntelang aufbewahrt werden. Und um raschen Zugriff ohne langes Suchen zu erlangen, mĂŒssen die Unterlagen optimal beschriftet und aufbewahrt werden. DafĂŒr eignen sich beispielsweise spezielle AktenschrĂ€nke, die eine HĂ€ngevorrichtung mit den entsprechenden Ordnern besitzen. Die HĂ€ngeordner werden beschriftet entweder nach dem Alphabet, nach Themen oder nach Jahreszahl, Wochen- oder Monatsdaten. Ebenso gut sind Ornder, die in einem Ordnerschrank stehen. Sie werden ebenso sinnvoll untergliedert.
So wie AktenschrĂ€nke eignen sich OrdnersĂ€ulen, in denen die einzelnen Ordner in mehreren Etagen auf einem drehbaren Fundament stehen. Hier erfolgt der Zugriff besonders rasch. Der Nachteil dieser SĂ€ulen besteht allerding darin, dass sich unter UmstĂ€nden Unbefugte den Zugriff zu diversen Unterlagen verschaffen können. Außerdem sind Unterlagen in einem Schrank immer geschĂŒtzter vor Staub untergebracht.

Soll es nur ein Ringbuch oder doch ein Ringordner sein? Welches Ablage- und Ordnungssystem letztendlich das richtige ist, kann nur individuell entschieden werden.

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