Für die Ordnung im Büro sind Ablagesysteme sehr wichtig. Denn sie schaffen den richtigen Überblick über den gesamten Schriftverkehr. Dabei ist zu unterscheiden zwischen den Ordnungssystemen und den Ablagesystemen. Die Ordnungssysteme gliedern den aktuellen Schriftverkehr sinnvoll nach dem Alphabet, nach Themen, nach dem Tagesdatum oder nach Zeiträumen. Das Ablagesystem hingegen ist dazu da, Doumente und Schriftverkehr dauerhaft zu archivieren. Für beide Ordnungssysteme gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Ablagefächer für die tägliche Post

In diese Ablagefächer wird die täglich eingehende Post sortiert. Dazu gibt es Formularboxen, Fächermappen, Fächerboxen und Stehsammler. Auch Belegfächer und Ablagekörbe, die nach Namen oder Themen gegliedert werden, sind hierfür geeignet. In größeren Büros haben sich Körbe aus Draht bewährt, die an der Wand hängen und zu denen jeder Mitarbeiter Zugang hat. Schriftverkehr kann auch in einem Ringbuch untergebracht werden. Oder doch ein Ringordner, beispielsweise wenn es sich um einen umfangreicheren Papierkram handelt?

Ablagesysteme für die dauerhafte Archivierung

Ebenso wichtig für die Ordnung im Büro ist die Archivierung des Schriftverkehrs. Viele Dokumente müssen laut Gesetz jahrzehntelang aufbewahrt werden. Und um raschen Zugriff ohne langes Suchen zu erlangen, müssen die Unterlagen optimal beschriftet und aufbewahrt werden. Dafür eignen sich beispielsweise spezielle Aktenschränke, die eine Hängevorrichtung mit den entsprechenden Ordnern besitzen. Die Hängeordner werden beschriftet entweder nach dem Alphabet, nach Themen oder nach Jahreszahl, Wochen- oder Monatsdaten. Ebenso gut sind Ornder, die in einem Ordnerschrank stehen. Sie werden ebenso sinnvoll untergliedert.
So wie Aktenschränke eignen sich Ordnersäulen, in denen die einzelnen Ordner in mehreren Etagen auf einem drehbaren Fundament stehen. Hier erfolgt der Zugriff besonders rasch. Der Nachteil dieser Säulen besteht allerding darin, dass sich unter Umständen Unbefugte den Zugriff zu diversen Unterlagen verschaffen können. Außerdem sind Unterlagen in einem Schrank immer geschützter vor Staub untergebracht.

Soll es nur ein Ringbuch oder doch ein Ringordner sein? Welches Ablage- und Ordnungssystem letztendlich das richtige ist, kann nur individuell entschieden werden.