Der Messeauftritt ist eine ideale Gelegenheit, für Ihr Unternehmen zu werben und Kontakt zu potentiellen Kunden herzustellen. Ein erfolgreicher Messeauftritt hängt vor allem von einer gut durchdachten Planung im Voraus ab. Was Sie alles zu bedenken haben und welche Fristen einzuhalten sind, damit ein reibungsloser Ablauf garantiert ist, erfahren Sie hier.

Welches Ziel verfolgen Sie mit Ihrem Messeauftritt?

Bevor es an die Planung des Messeauftritts geht, sollten Sie sich überlegen, was Sie von der Teilnahme an der gewählten Messe erwarten. Lohnt sich ein Auftritt auf dieser Messe überhaupt? Die Messeziele sind eng mit den Zielen verknüpft, die Sie sich als Unternehmen gesetzt haben. Es ist wichtig, dass sie so formuliert sind, dass sie erfüllt werden können. Es gibt eine Vielzahl von Messezielen. So kann zum einen im Vordergrund stehen, Kontakt zu neuen aber auch alten Kunden, Partnern bzw. der Zielgruppe überhaupt herzustellen. Zum anderen kann der Messeauftritt aber auch vorrangig darauf ausgerichtet sein, Produkte oder Dienstleistungen zu präsentieren. Des Weiteren bietet der Messeauftritt die Möglichkeit, neue Vertriebspartner und Vertriebswege ausfindig zu machen. Bei diesen Vorüberlegungen kommt es vor allem darauf an, dass Sie Ihre Zielvorgaben so präzise wie möglich formulieren. Je klarer diese verbalisiert sind, desto einfacher lässt sich die Planung realisieren und verleiht Ihrem Messeauftritt einen roten Faden.

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Zeitplanung – Wann sollte was erledigt werden?

• Ein Jahr bis ein halbes Jahr vor dem Messeauftritt sollten Sie die Grundlagen für Ihren Messeauftritt klären. Dazu gehören einerseits die Messeziele und Zielgruppe, andererseits aber auch die Finanzen. Das Budget sollte so gewählt werden, dass es in den Finanzrahmen passt. Damit Ihr Stand später nicht in der letzten Ecke verschwindet, ist es natürlich wichtig, rechtzeitig die Messeteilnahme und den Stand zu buchen. Weiterhin ist es hilfreich, sich ein Bild von den Wettbewerbern zu machen. Falls Sie Ihren Messestand nicht in Eigenregie planen, setzen sie sich ebenso frühzeitig mit einem Messe-/Standbaupartner in Kontakt zum Beispiel finden Sie hier eine Lösung.

 

• Zwei bis vier Monate vor der Messe startet die Realisierung der organisatorischen Details. Zu diesen gehören sowohl die Standorganisation als auch die Personalfrage. Sie müssen klären, wer vor Ort welche Aufgaben zu erledigen hat. Die Personalfrage beinhaltet aber auch die Anreise, das Buchen eines Hotels und die notwendigen Ausweise. In diesem Zeitraum gilt es ebenfalls, die Werbetrommel zu rühren. Sie sollten sich Gedanken darüber machen, auf welche Weise Sie auf ihren Messeauftritt aufmerksam machen wollen. Sollen Kunden beispielsweise schon im Voraus über den Termin informiert werden, damit sie sich diesen frei halten können?

 

• Zwei bis vier Wochen vorher beginnt das Verschicken der Einladungskarten an Kunden, Presse etc. Sie sollte darüber nachdenken, an wichtige Personen Gratiseintrittskarten zu vergeben. Damit während des Messeauftritts alles reibungslos abläuft, ist ein gut vorbereitetes Standpersonal die Voraussetzung. Ein Messetraining bereitet das Personal ideal auf die Arbeit vor Ort vor. Außerdem hat es sich bewährt, sich bereits in diesem Zeitrahmen um die Logistik der Exponate zu kümmern. Sie stellen auf diese Weise sicher, dass zum Messeauftakt alles vor Ort ist.

 

• Die letzte Woche vor Messebeginn sollten Sie dazu nutzen, ein Organisationsbüro einzurichten, das alle wichtigen Unterlagen wie Messeausweise, Namensschilder etc. verwaltet. Der Messestand wird aufgebaut. Einen Tag vor Messebeginn steht der Standabnahme an erster Stelle. Der letzte Feinschliff wie das gründliche Säubern gehört ebenfalls dazu. Weiterhin wird an diesem Tag das Personal eingewiesen und über die Standordnung in Kenntnis gesetzt.

 

Während der Messe ist es von Vorteil, sowohl zu Beginn des Tages festzuhalten, was die Höhepunkte des Tages sind, als auch am Ende des Tages zu überlegen, was gut lief und was noch verbessert werden könnte. Eine gute Atmosphäre am Stand sorgt dabei für einen optimalen Messeauftritt.

Nach der Messe sollten sie Ihren Auftritt analysieren:

• Wurden die Messeziele erreicht?
• Wurde das Budget eingehalten?
• Was hat die Konkurrenz geboten?

Weitere hilfreiche Informationen finden Sie hier.