Eigentlich ist es ganz einfach: Sie stecken ein Dokument in einen Briefumschlag, frankieren die Sendung, und ab geht die Post. Doch wie immer, steckt der Teufel im Detail. Es gibt unzählige Formate und Abmessungen mit ebenso vielen Verschlussarten. Hier ist ein kleiner Überblick.
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Wie ein Umschlag sein muss
Ein Briefumschlag muss faltbar sein und man muss ihn beschreiben oder bedrucken können. Briefumschläge werden holzhaltig und holzfrei hergestellt, sind satiniert oder glatt und farbig oder weiß. Auch Recylingpapier kann für Briefumschläge verwendet werden. Heute kommen vermehrt Umschläge zum Einsatz, die mit dem FSC- oder PEFC-Logo bedruckt sind, weil sie aus nachhaltiger Forstwirtschaft stammen. Allerdings werden auch Umschläge aus Kunststofffolien und faserverstärktem Material verschickt.
Wie man Brief richtig adressiert zeigt dieses Video:
Briefumschläge für den alltäglichen Gebrauch
Briefumschläge haben die Klappe in den meisten Fällen an der langen Seite. Das gilt für die quadratischen Briefumschläge, die überwiegend im privaten Bereich verwendet werden, wie für den Klassiker DIN lang, der hauptsächlich in Firmen zum Einsatz kommt. Es gibt sie mit oder ohne Fenster. Briefumschläge werden nach DIN 678 und ISO 269 in verschiedenen Standardgrößen hergestellt, die sich an den bestehenden Papierformaten orientieren.
So unterschiedlich die Dokumente, so viele Abmessungen gibt es bei Briefumschlägen. Für Dokumente im DIN-Format den passenden Umschlag zu finden ist nicht schwer. Zu jedem DIN-A-Format gibt es das passende DIN-C-Format, mit anderen Worten: Zu einem DIN-A4-Brief brauchen Sie einen DIN-C4-Umschlag. Geschäftsbriefe im A4-Format werden in Deutschland am häufigsten in den Umschlagsformaten C5/6 DL und C4 verschickt, weil diese Umschläge auch manuell gefüllt werden können. Im Privatbereich wird das Format C6 am häufigsten eingesetzt. Sie bekommen alle Formate für Briefumschläge in Onlineshops wie diesen. Auch transparente und quadratische Umschläge bekommen Sie im Internet ganz bequem.
Welche Verschlussart ist die richtige?
Der Verschluss gewährleistet die Vertraulichkeit und Sicherheit einer Briefsendung. Je nach Zweck werden bei Briefen folgende Verschlussarten verwendet.
+ Nassklebung – Die Klappe muss vor dem Zukleben angefeuchtet werden.
+ Selbstklebung – Die Klappe kann sofort verschlossen werden.
+ Haftklebung mit Abdeckstreifen – Nach dem Entfernen des Abdeckstreifens, kann der Brief zugeklebt werden.
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Briefumschläge richtig lagern
Briefumschläge werden auf Vorrat gekauft und manchmal dauert es eine Weile, bis der letzte Umschlag auf die Reise gegangen ist. Bei der Lagerung sollten Sie beachten, dass die Umschläge stets trocken aufbewahrt werden. Eine Aufbewahrung in der Nähe von Heizkörpern ist nicht zu empfehlen. Auch helles Sonnenlicht oder Tageslicht mögen die Umschläge überhaupt nicht. Helles Licht trocknet die Klebstoffe aus, führt zu Farbveränderungen und lässt das Papier schnell altern. Am wohlsten fühlen sich Briefumschläge bei einer Temperatur von 18 bis 20 Grad Celsius. Ideal ist eine Luftfeuchtigkeit um 50 Prozent. Bei richtiger Lagerung halten Selbstklebe- und Nassumschläge etwa zwei Jahre, Haftklebeumschläge können sogar bis zu fünf Jahre gelagert werden.
Versandtaschen für alle Zwecke
Versandtaschen werden aus Papier, Pappe, Karton oder Kunststoff hergestellt. Manchmal sind sie auf der Rückseite versteift, um das Knicken zu verhindern oder den Inhalt vor Fremdeinwirkungen zu schützen. Versandtaschen werden hauptsächlich zum Versenden von Briefen und Katalogen etc. verwendet. Bei einer Versandtasche ist der Verschluss mit der Gummierung immer auf der kürzeren Seite.
Eine besondere Variante der Versandtasche ist der Luftpolsterumschlag. Diese sind mit einer Folie ausgekleidet, die teilweise mit Luft gefüllt ist. Luftpolstertaschen eigenen sich deshalb besonders zum Versand stoßempfindlicher Waren. Auch für DVDs und CDs gibt es spezielle Versandtaschen. Genau wie Briefe werden auch Versandtaschen in vielen Formaten hergestellt. Sie können auf unterschiedliche Art verschlossen und manchmal mehrfach verwendet werden.